Contractbeheer en contractmanagement worden vaak door elkaar gebruikt. Toch zijn het verschillende dingen. Wie dat onderscheid scherp heeft, kan in de gemeente gerichter werken aan grip op contracten, leveranciers en inkoop. In dit artikel leest u wat het verschil is, wat de taken van contractmanagement zijn en hoe u contract- en leveranciersmanagement in uw gemeente inricht.
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer is de administratieve basis. Het gaat om het vastleggen en bijhouden van contracten en de gegevens daarin:
- een volledig en actueel contractregister
- looptijden, verlengopties en opzegtermijnen
- contractwaarde, budget en verplichtingen
- de juiste documenten op één vindbare plek
Contractbeheer beantwoordt de vraag: wat hebben we afgesproken, met wie en tot wanneer?
Wat is contractmanagement?
Contractmanagement gaat een stap verder. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de overheid, omschrijft contractmanagement (opent in nieuw tabblad) als het bewaken van de naleving van de afspraken in een contract. Daarbij kijkt u naar de prestaties van de leverancier én naar die van de eigen organisatie, en stuurt u bij waar nodig.
Contractmanagement beantwoordt de vraag: krijgen we wat we hebben afgesproken, en wat doen we als dat niet zo is?
En leveranciersmanagement?
Leveranciersmanagement richt zich op de relatie met de leverancier, over contracten heen: samenwerking, ontwikkeling en strategie. Daarom spreken we vaak van contract- en leveranciersmanagement als één vakgebied. Ook NEVI, de beroepsvereniging voor inkoop, behandelt contract- en leveranciersmanagement (opent in nieuw tabblad) als samenhangend thema.
Het verschil in één overzicht
- Contractbeheer: vastleggen, registreren en signaleren. Vooral administratief.
- Contractmanagement: bewaken, meten en bijsturen per contract. Vooral tactisch.
- Leveranciersmanagement: de relatie en samenwerking met leveranciers. Vooral strategisch.
Zonder goed contractbeheer is contractmanagement niet mogelijk: u kunt niet sturen op afspraken die u niet kunt terugvinden.
Wat zijn de taken van contractmanagement?
De taken van een contractmanager verschillen per organisatie, maar deze horen er vrijwel altijd bij:
- Prestaties van leveranciers meten, bijvoorbeeld met KPI's en SLA-afspraken
- Afwijkingen, meerwerk en wijzigingen beoordelen en vastleggen
- Risico's signaleren en beheersen
- Contracten periodiek evalueren met de interne klant en de leverancier
- Tijdig beslissen over verlengen, heronderhandelen of opnieuw aanbesteden
- Inkoop voeden met informatie voor de volgende aanbesteding
Contractmanagement in de gemeente
Voor gemeenten weegt contractmanagement extra zwaar. Het gaat om publiek geld en om aanbestedingsregels. PIANOo noemt niet tijdig opnieuw aanbesteden expliciet als risico van gebrekkig contractmanagement. Een verlenging buiten de afgesproken opties geldt bovendien als een nieuwe opdracht, waarop de aanbestedingsregels van toepassing zijn.
Goed contractmanagement in de gemeente helpt daarom bij:
- rechtmatigheid en verantwoording
- kostenbeheersing en het voorkomen van ongewenst meerwerk
- betere prestaties van leveranciers
- betere besluitvorming bij nieuwe inkooptrajecten
Zo richt u contract- en leveranciersmanagement in
- Begin bij contractbeheer. Breng alle contracten in kaart in één centraal contractregister.
- Bepaal welke contracten aandacht vragen. Niet elk contract vraagt evenveel sturing. Methoden zoals de portfolio-aanpak van Kraljic helpen bij het kiezen.
- Beleg de rollen. Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is: inkoop, de contractmanager of de budgethouder.
- Maak afspraken meetbaar. Leg KPI's en SLA-afspraken vast, zodat u op feiten kunt sturen.
- Evalueer en leer. Gebruik evaluaties als input voor de volgende aanbesteding.
Hoe helpt software bij contractmanagement?
Een spreadsheet werkt zolang er weinig contracten zijn en één collega alles bijhoudt. Daarna wordt het kwetsbaar. Contractmanagement software zoals CLVM brengt contractbeheer, signalering en sturing samen: één contractregister, automatische waarschuwingen bij opzegtermijnen en KPI-afwijkingen, en een dashboard dat zichzelf samenstelt. CLVM is gebouwd voor gemeenten, met data opgeslagen in Nederland.
Wilt u het vak eerst goed onder de knie krijgen? Volg dan de gratis opleiding contractmanagement in CLVM Academy. Benieuwd waar uw gemeente nu staat? Doe de gratis CLM-volwassenheidsscan.
Veelgestelde vragen
Wat houdt contractmanagement in?
Contractmanagement is het bewaken en bijsturen van de naleving van afspraken in een contract, zowel door de leverancier als door de eigen organisatie.
Wat is het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?
Contractbeheer is het vastleggen en bijhouden van contractgegevens. Contractmanagement is het actief sturen op de uitvoering van die contracten.
Wat zijn de taken van contractmanagement?
Prestaties meten, risico's beheersen, afwijkingen en meerwerk beoordelen, contracten evalueren en tijdig beslissen over verlengen of opnieuw aanbesteden.